Notionのデータベース機能、基本の使い方

データベース機能とは何か

以前の記事でNotionのタスク管理テンプレートを紹介しましたが、その裏側で動いているのが「データベース」という機能です。これは、情報を表形式で整理しながら、様々な見た目(表、カード、カレンダーなど)に切り替えて表示できる、Notionの中核となる機能です。

表計算ソフトとの違い

見た目は表計算ソフトに似ていますが、Notionのデータベースには、以下のような特徴があります。

• 1件のデータ(行)をクリックすると、そのままメモや詳細ページとして中身を書き込める
• 同じデータを、表・カード・カレンダーなど、複数の異なる見た目で表示し直せる
• データ同士を関連付けて、複雑な情報も整理しやすい

基本の操作:プロパティを理解する

データベースの列にあたる部分は「プロパティ」と呼ばれます。プロパティには、以下のような種類があります。

• テキスト:自由に文章を入力する
• セレクト:あらかじめ用意した選択肢から1つ選ぶ(「進行中」「完了」など)
• 日付:カレンダーから日付を選択する
• チェックボックス:はい/いいえを表す

このプロパティを自分の管理したい情報に合わせて追加・編集していくことで、自分専用の管理表を作り上げていきます。

ビュー(表示形式)を切り替える

同じデータベースでも、上部の「+」から新しいビューを追加することで、表形式・カンバンボード形式・カレンダー形式など、複数の見た目を並行して用意できます。用途に応じて、例えば「進捗確認はカンバンボードで、締め切り確認はカレンダーで」といった使い分けが可能です。

フィルターと並び替えを活用する

データが増えてくると、一覧性が悪くなります。「フィルター」機能を使えば、「ステータスが未着手のものだけ表示する」といった絞り込みができ、「並び替え」機能で、締め切りが近い順に表示することもできます。

結局のところ

情報整理の相談では、最初から完璧なデータベース設計をしようとして挫折するケースが多いです。まずは簡単な項目だけで運用を始め、使いながら育てていく方がうまくいきます。

データベース機能は、Notionの中でも特に自由度が高く、慣れると様々な用途に応用できます。まずは簡単なプロパティを2〜3個設定するところから、少しずつ触ってみてください。

ビュー機能(表示形式の切り替え)を活用すると、同じデータをカレンダー形式や一覧形式など、用途に応じて見せ方を変えられます。