Notionをタスク管理に使う時の始め方

いきなり作り込まなくていい

Notion(ノーション)は、メモ・データベース・カレンダーなど何でも作れる自由度の高いツールですが、その自由度の高さゆえに「何から手をつければいいかわからない」と感じる人が多いのも事実です。まずは、あらかじめ用意されているタスク管理用のテンプレートを使うところから始めましょう。

① テンプレートから「タスクリスト」を選ぶ

Notionを開いたら、左側メニューの「テンプレート」から「タスク管理」や「To-doリスト」と名のついたテンプレートを探して使ってみましょう。ゼロから設計を考える必要はありません。

② タスクを1行ずつ追加する

テンプレートの表(データベース)に、やるべきことを1行ずつ入力していきます。表計算ソフトのように、シンプルに文字を打ち込むだけで大丈夫です。

③ 「ステータス」を活用する

多くのタスク管理テンプレートには、「未着手」「進行中」「完了」といったステータス(状態)を選べる項目があります。タスクの状態をここで切り替えるだけで、自動的に一覧が整理されます。

④ 表示形式を切り替えてみる

Notionの便利な点は、同じデータを「表形式」だけでなく、「カンバンボード(付箋を動かすような見た目)」や「カレンダー形式」など、複数の見た目で表示し直せることです。画面上部の表示切り替えメニューから、自分が管理しやすい形式を試してみてください。

⑤ 慣れてきたら項目を自分用にカスタマイズする

基本操作に慣れてきたら、「優先度」や「締め切り」といった項目を自分で追加してみましょう。最初から完璧を目指さず、使いながら少しずつ育てていくのがNotion活用のコツです。

実際に操作しながら確認していますが、表示や手順は執筆時点のバージョンに基づいています。アップデートにより変わる場合があります。

最後に

チーム導入の支援では、最初から全員に細かいルールを求めず、まずは『今日やること』を書き出すだけの運用から始めると定着しやすいです。

Notionは自由度が高いからこそ、最初はテンプレートに頼るのが一番の近道です。まずは既存のテンプレートで実際にタスクを管理する感覚を掴んでみてください。

運用を始めてから数週間は、あえて細かいルールを決めすぎず、実際の使い方を観察する期間と考えるとうまくいきやすいです。

テンプレート機能を活用すると、毎回同じ形式で作成するタスク(週次報告など)の入力の手間を大幅に減らせます。