Googleドライブの共有権限、種類と違いを解説

共有前に、まず権限の種類を知っておこう

Googleドライブでファイルやフォルダを共有する際、相手に与える権限には主に3つの種類があります。この違いを理解しておかないと、意図せず内容を書き換えられてしまったり、逆に相手が必要な操作をできなかったりします。

① 閲覧者(ビューアー)

内容を見ることだけができる権限です。相手はファイルの中身を確認できますが、編集やコメントの追加はできません。「見てもらうだけでいい」報告書や完成した資料の共有に向いています。

② 閲覧者(コメント可)

内容を見ることに加えて、コメントを書き込める権限です。本文自体は編集できないため、原本を保持したまま、相手からのフィードバックだけをもらいたい場合に便利です。

③ 編集者

内容の閲覧・コメントに加えて、実際に文章やデータを書き換えることができる権限です。共同で作業する資料や、一緒に更新していくスプレッドシートなどに向いています。ただし、誰でも中身を変更できてしまうため、意図しない削除や上書きのリスクもある点には注意が必要です。

共有範囲の指定方法にも種類がある

権限の種類だけでなく、「誰と共有するか」の範囲設定も重要です。

• 特定のユーザーのみ:指定したメールアドレスの人だけがアクセスできます。最も安全な設定です
• リンクを知っている全員:URLさえ知っていれば誰でもアクセスできます。手軽ですが、リンクが意図せず転送されるとアクセスされてしまうリスクがあります

社外の人と共有する場合や、機密性の高い資料の場合は、「特定のユーザーのみ」を選ぶのが基本です。

共有設定は後からいつでも変更できる

一度共有した相手の権限も、ファイルの「共有」ボタンから、いつでも変更・削除が可能です。プロジェクトが終わったら、共有範囲を見直す習慣をつけておくと安心です。

運営者も普段からこのアプリを使っており、上記の設定は実際に試した上でまとめています。

まとめると

情報漏えい対策の相談では、『リンクを知っている全員が閲覧可能』の設定のまま、機密情報を共有してしまっていたケースに出会うことがあります。共有設定は、公開範囲を都度確認する習慣が重要です。

「とりあえず編集者にしておく」という設定は、後々のトラブルの原因になりがちです。相手に本当に必要な権限だけを渡す、という意識を持つことが大切です。

共有設定は、フォルダ単位とファイル単位のどちらで行うかによって管理のしやすさが変わります。人数が多いプロジェクトでは、フォルダ単位で権限を揃えておくと運用が楽になります。