Googleスプレッドシートの使い方|Excelとの違いと、共有・同時編集の基本

結論: Googleスプレッドシートは、ブラウザで使える無料の表計算ツールで、自動保存と、複数人での同時編集が最大の強みです。Excelと同じ関数の多くが使えるため、基本的な使い方は、Excelの経験をそのまま活かせます。共有する時は、権限を使い分けるのが、安全なコツです。

スプレッドシートとExcelの違い

「複数人で、同じ表を見ながら作業したい」場合は、スプレッドシートが向いています。「大量のデータや、高度な分析をしたい」場合は、Excelが向いています。

使い始める

1. Googleアカウントにログインして、Googleドライブを開く
2. 「新規」→「Googleスプレッドシート」を選ぶ
3. 空の表が開くので、セルをクリックして、入力する

入力した内容は、自動で保存されます。ファイルは、Googleドライブに、保存されます。Googleドライブの共有については、Googleドライブの共有権限でも解説しています。

関数は、ほぼ同じように使える

次のような、基本的な関数は、Excelと同じ書き方で、使えます。

• 合計:=SUM(A1:A10)
• 条件分岐:=IF(B2>=80,"合格","不合格")
• 表から値を引く:=VLOOKUP(A2,$E$2:$G$100,2,FALSE)

関数の使い方は、IF関数の使い方や、VLOOKUP関数の使い方で、解説しています。Excel特有の関数は、スプレッドシートに、同名のものがない場合があるため、確認が必要です。

共有のしかた

1. 右上の「共有」ボタンを押す
2. 共有する相手のメールアドレスを入力するか、「リンクを知っている全員」の設定を選ぶ
3. 権限を選んで、送信する

権限の種類

基本は、「閲覧者」にして、必要な人にだけ「編集者」を与えるのが安全です。「リンクを知っている全員」の設定は、リンクが漏れると、誰でも見られるため、扱いに注意してください。共有設定の考え方は、Googleカレンダーの共有でも、同じ考え方が使えます。

変更履歴で、元に戻す

間違えて消した、他の人に書き換えられた、という時に使えるのが、変更履歴です。

1. 「ファイル」→「変更履歴」→「バージョン履歴を表示」を選ぶ
2. 右側に表示された、日時の一覧から、戻したい時点を選ぶ
3. 「このバージョンを復元」を選ぶ

誰が、いつ、何を変更したかも、確認できます。

Excel形式でのやり取り

ExcelをGoogleスプレッドシートで開く

Googleドライブに、ファイルをアップロードして、開きます。マクロや、一部の書式は、再現されないことがあるため、変換後の内容を、必ず確認してください。

スプレッドシートを、Excel形式で保存する

「ファイル」→「ダウンロード」→「Microsoft Excel(.xlsx)」を選びます。取引先に、Excel形式で渡す場合などに、使えます。

メニューの名称は、バージョンによって、異なる場合があります。

つまずきやすい点

• 日本語の入力で、文字が崩れる:文字化けの場合は、文字化けの直し方も参考になります
• 文字と数字が混ざる:Excelの文字と数字の変換と、同じ考え方で対処できます
• 共有のつもりが、できていない:権限を、あとから確認する

振り返ると

Googleスプレッドシートは、自動保存、リンクでの共有、同時編集が強みの、無料の表計算ツールです。Excelと同じ関数が使えますが、機能の違いもあるため、重要なファイルは、変換後の内容を確認しましょう。共有は、閲覧のみを基本にすると、安全です。

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