ピボットテーブルの使い方|売上データを数クリックで集計する入門ガイド

ピボットテーブルは「ドラッグで集計できる」機能

ピボットテーブルは、Excelに入力した大量のデータを、項目をドラッグするだけで、集計・分析できる機能です。たとえば、売上データから「担当者ごとの売上合計」「月ごとの商品別売上」を、関数を書かずに、数クリックで作れます。

作る前の準備:元データの条件

元データが整っていないと、うまく集計できません。次の条件を満たしているか、確認してください。

• 1行目に、見出し(項目名)がある:「日付」「担当者」「商品」「金額」など
• 空白の行や列がない:表の途中に、空白があると、範囲が途切れます
• 結合セルを使っていない:集計がずれる原因になります
• 1つのセルに、1つの情報だけを入れる:「東京・渋谷」のように、まとめて入れない
• 同じ項目の表記が、そろっている:「株式会社A」と「(株)A」が混在していない

データを入力した後で、文字と数字の混在に気づいた場合は、Excelの文字と数字の変換が役立ちます。

作り方の手順

1. 元データの表の中の、どこか1つのセルを選ぶ
2. 「挿入」タブから、「ピボットテーブル」を選ぶ
3. 範囲が正しいことを確認し、「新しいワークシート」を選んで「OK」
4. 右側に表示される「フィールド」の一覧から、項目を、下の4つの欄にドラッグする

メニューの名称は、Excelのバージョンによって異なる場合があります。

4つの欄の役割

たとえば、「行」に「担当者」、「値」に「金額」を入れると、担当者ごとの売上合計が、一覧で表示されます。「列」に「月」を加えると、担当者×月のクロス集計表になります。

値の集計方法を変える

「値」に入れた項目は、初期状態では「合計」で集計されます(数値の場合)。ほかの集計に変えたい場合は、値のセルを右クリックし、「値フィールドの設定」から、次のものを選べます。

• 合計:金額の合計など
• 個数:件数を数える
• 平均:単価や点数の平均
• 最大・最小:最高値、最低値

元データを更新した時

元データを修正・追加しても、ピボットテーブルは、自動では変わりません。ピボットテーブルの中を右クリックして「更新」を選ぶか、Alt+F5を押します。

元データに、行を追加する場合は、元データを「テーブル」(挿入タブ)に変換しておくと、範囲が自動で広がるため便利です。

うまくいかない時の確認ポイント

• 集計が「個数」になる:数値の列に、文字や空白が混ざっていないか
• 項目が、別々に表示される:表記ゆれ(全角半角、スペース)がないか
• 新しい行が、反映されない:元データの範囲が、広がっているか。更新したか
• ピボットテーブルを作れない:元データに、空白の見出しがないか

振り返ると

ピボットテーブルは、整った元データさえあれば、数クリックで集計できる機能です。元データの条件を満たし、「行・列・値・フィルター」に項目を並べて、集計の見え方を試してみましょう。

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