PDFを結合・圧縮する方法|無料でできる手順と、安全に使う注意点

結論: PDFの結合や圧縮は、Macなら標準の「プレビュー」、Wordなどの文書なら、PDFの書き出し設定で、特別なソフトなしにできます。それ以外は、無料のソフトを使う方法があります。ただし、機密書類は、オンラインサービスにアップロードしないのが原則です。

目的別の方法

PDFを結合する方法

Macの「プレビュー」を使う

1. 結合の元になる、1つ目のPDFを、プレビューで開く
2. 「表示」メニューから、「サムネール」を選び、左側にページの一覧を表示する
3. 結合したい、2つ目のPDFのファイルを、左側のサムネールの欄へ、ドラッグして入れる
4. 並び順を、ドラッグで整える
5. 「ファイル」→「PDFとして書き出す」で、新しいファイルとして保存する

無料のソフトを使う

Windowsなど、標準で結合の機能が、使いにくい環境では、無料のPDF用ソフトを使う方法があります。必ず公式サイトから、入手してください。ソフトの探し方は、「PDF 結合 無料」などで検索できますが、広告や、偽の配布サイトに、注意が必要です。

PDFの容量を小さくする方法

WordやExcelから、PDFに書き出す時

元の文書が、WordやExcelの場合は、書き出す時の設定で、容量を小さくできます。

1. 「ファイル」→「名前を付けて保存」で、ファイルの種類を「PDF」にする
2. 「最適化」の欄で、「最小サイズ(オンライン発行)」を選ぶ
3. 保存する

メニューの名称は、バージョンによって異なる場合があります。

Macの「プレビュー」を使う

1. PDFを、プレビューで開く
2. 「ファイル」→「書き出す」を選ぶ
3. 「Quartzフィルタ」の欄から、ファイルサイズを縮小するものを選んで、保存する

画質が大きく下がることがあるため、元のファイルは残したまま、新しい名前で保存してください。

圧縮の強さと、画質

オンラインサービスを使う時の注意点

「PDF 結合」「PDF 圧縮」で検索すると、ブラウザだけで使える、オンラインのサービスが、多く出てきます。手軽ですが、次の点に注意してください。

• 機密書類や、個人情報を含むファイルは、アップロードしない:契約書、履歴書、マイナンバーを含む書類、社内資料など
• アップロードしたファイルが、サーバーに、どのように保存・削除されるかを、サービスの説明で確認する
• 会社のルールで、外部サービスの利用が、禁止されていないか確認する
• 広告のボタンを、誤ってクリックして、不審なソフトを入れないよう注意する

機密性の高いファイルは、自分のパソコンの中で、完結できる方法を使いましょう。

作業のコツ

• 元のファイルを、必ず残す:作業前に、別の場所にコピーしておく
• ファイル名に、日付や用途を入れる:どれが最新か、分かるようにする
• 結合後に、全ページを、目で確認する:ページの抜け、順序、向きを、必ず確認する

振り返ると

PDFの結合や圧縮は、Macの「プレビュー」や、Word・Excelの書き出し設定で、できます。圧縮は画質とのバランスが大切で、機密性の高いファイルは、オンラインサービスに、アップロードしないようにしましょう。

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