PDFにパスワードをかける・外す方法

なぜPDFにパスワードをかけるのか

契約書や履歴書など、個人情報や重要な内容を含むPDFをメールで送る際、パスワードをかけておくことで、万が一誤送信してしまった場合でも、内容を見られてしまうリスクを減らすことができます。

Windowsでパスワードをかける方法

Windowsに標準搭載されているソフトだけでは設定できない場合が多く、多くの人はブラウザから使える無料のPDF編集サービスや、Adobe Acrobatなどのソフトを利用します。基本的な流れは以下の通りです。

1. PDFファイルを開ける状態にする(サービスにアップロードするか、ソフトで開く)
2. 「パスワードを設定」「保護」といった項目を選ぶ
3. 開く際に必要なパスワードを入力し、保存する

無料のオンラインサービスを使う場合は、機密性の高い書類をアップロードすることになるため、信頼できるサービスかどうかを事前に確認しましょう。

Macでパスワードをかける方法

Macには、標準アプリの「プレビュー」でPDFにパスワードを設定する機能が備わっています。

1. PDFファイルを「プレビュー」で開く
2. メニューの「ファイル」→「書き出す」を選択
3. 表示された画面で「暗号化」にチェックを入れ、パスワードを設定して保存する

追加のソフトをインストールしなくても、標準機能だけで完結できるのがMacの利点です。

パスワードを送る際の注意点

PDF本体とパスワードを同じメールで一緒に送ってしまうと、パスワードをかける意味が薄れてしまいます。パスワードは、電話やSMSなど、メールとは別の手段で伝えるのが望ましいとされています。

パスワードを外す方法

自分がパスワードを設定したファイルを、パスワードを知った上で解除したい場合は、パスワードを入力してPDFを開いた状態で、再度「書き出す」または「保存」を行う際に、暗号化のチェックを外すことで解除できます。

運営者も普段からこのアプリを使っており、上記の設定は実際に試した上でまとめています。

ここまでのポイント

契約書類のやり取りでは、パスワードを別経路(電話や別メール)で伝える運用がまだ多く見られます。利便性とセキュリティのバランスを、取引先ごとに確認しておくことが大切です。

PDFへのパスワード設定は、標準機能だけでも十分対応できます。重要な書類を送る際は、ひと手間かけておくと安心です。

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