指標の定義書の作り方|「顧客数」が部署ごとに違う問題を防ぐテンプレート

数字が合わない原因は、「定義の違い」

会議で、「担当者によって、数字が違う」という場面は、珍しくありません。その原因は、計算のミスではなく、同じ言葉を、違う意味で使っていることであることが、少なくありません(データ分析の前に決める4つのこと)。

この問題を防ぐために役立つのが、指標の定義書です。指標ごとに、「何の判断に使うか」「どう数えるか」を、1行にまとめた台帳です。

定義書に書く項目

特に、**「目的」と「対象(除くもの)」**は、省かれがちですが、重要です。目的が分かれば、定義の妥当性を判断でき、除くものを書いておけば、例外の扱いでぶれません。

例:「顧客数」を3つに言い分ける

「顧客数」という言葉は、複数の意味で使えます。意味が複数あるなら、名前を分けて、別の指標として書きます。

「顧客数」という一つの言葉に、すべてを押し込まず、意味ごとに名前をつけるだけで、会議での誤解が大きく減ります。

作り方の手順

1. よく使う数字を、洗い出す:会議や報告書に出てくる数字を、10個前後あげる
2. 1つずつ、目的を書く:その数字で、何を判断しているのかを確認する
3. 定義・期間・対象・重複を書く:言葉で、はっきり書く
4. 例外を、先に出す:キャンセル、返品、テストデータ、社内利用などの扱いを、決める
5. 食い違いが見つかったら、名前を分ける:同じ言葉で意味が複数あるなら、別の指標にする
6. 担当者を決め、関係者で合意する:業務側と技術側が、一緒に確認する
7. 1か所に置き、変更履歴を残す:誰でも見られる場所に、保管する

合意を取る時のコツ

• 業務側の人を、必ず入れる:技術的に計算できることと、業務上それで意味が通ることは、同じではありません
• 例から始める:抽象的な議論より、「このケースは、数えますか?」と、具体例で確認するほうが、合意しやすくなります
• 完璧を求めない:最初は、「いまの定義」を書き、後から見直す前提で進めます

記入例:「売上」にも、複数の意味がある

「顧客数」だけでなく、「売上」も、定義がぶれやすい言葉です。次のような違いが、数字に影響します。

これらを定義書に書いておくと、「売上が合わない」時の確認が、早くなります。**「何を、いつの時点で、どの金額で数えるか」**を、はっきり書くことが基本です。

AIやExcelに集計を頼む時の依頼文

定義書があれば、集計を頼む時の説明も、簡単になります。

次の定義で、購入顧客数を月ごとに集計してください。定義:対象月に1回以上購入した顧客の人数。キャンセル・返品済み・テスト注文は除く。同じ顧客は1人と数える。 【データの項目】顧客ID、注文日、注文状況

結果は、一部を手計算で確認してください。「AIが出した数字」は、そのまま確定情報としては扱わない、という姿勢が大切です(AIの嘘を見抜く5つの方法)。

運用のコツ

数字が食い違った時は、定義・期間・対象・重複・更新時期の順に、台帳で確認します。AIやExcelで集計する時も、定義書の内容を、そのまま依頼文に入れると、数え方のぶれを防げます(ExcelでAIに関数を書かせるコツ)。

無料のExcelテンプレート

この記事の項目をそのまま使える、Excelのテンプレートを用意しました。入力欄・記入例・自動チェックの列がついています。

指標の定義書テンプレート(Excel)をダウンロード

自組織に合わせて、項目を足したり、消したりして、お使いください。

まとめ

• 数字が合わない原因は、計算ミスより、定義の違いであることが多い
• 定義書には、目的・定義・期間・対象・重複・出所・更新・担当者を書く
• 意味が複数ある言葉は、名前を分けて、別の指標にする
• 合意は業務側を入れて、例から始める
• 1か所に置き、見直す時期を決めることが、続けるコツ

データ管理の全体像は、データガバナンスとはで整理しています。