保存したはずのファイルが見つからない時の探し方|探す順番と、二度と迷わない保存のコツ

「保存したはずの資料がない」。公務員時代に、何度も聞いた相談です。

不思議なのは、ほとんどの場合、ファイルが消えたわけではないことです。どこかには、あります。ただ、本人が、どこに保存したのかを、意識していなかった。保存ボタンは押したけれど、保存先の画面は、見ていない。そうなると、「保存した」という記憶だけが残って、場所が思い出せません。

この記事では、探す順番を決めておくことで、焦らずに探せるようにします。

探し始める前に、3つだけ思い出す

闇雲に探す前に、次の3つを、思い出してみてください。答えが分からなくても、絞り込みのヒントになります。

1. いつ頃、作った(最後に触った)か:今日か、先週か、先月か
2. 何のソフトで、開いたか:Excel、Word、PDF、写真、メールの添付など
3. どこで、受け取った・作ったか:自分で作った、メールで届いた、ダウンロードした、人からもらった

この3つが分かれば、探す範囲は、一気に狭まります。

Windowsで探す順番

① まず、検索を使う

1. エクスプローラーを開く(「Windowsキー+E」)
2. 画面右上の検索欄に、思い出せる言葉(ファイル名の一部や、ファイルの中の言葉)を入力する
3. 名前が分からない場合は、検索の画面で、**「更新日時」や「種類」**を指定して、絞り込む

「今週」「先月」と日付で、絞り込めるので、名前を忘れていても、見つかる場合があります。

② 「最近使ったファイル」を見る

エクスプローラーの左側にある「クイック アクセス」には、最近開いたファイルが、並んでいます。「最近開いたのに、場所が分からない」というファイルは、ここで見つかることが多いです。

また、「Windowsキー+R」を押して、「shell:recent」と入力して開くと、最近使ったファイルの一覧が出ます。

③ 保存されやすい場所を、順番に見る

• ダウンロード:メールの添付や、Webから落としたもの
• デスクトップ:「とりあえず」置いたもの
• ドキュメント:Officeなどが、標準で保存する場所

特に、ダウンロードに、入ったままになっているファイルは、驚くほど多いです。

④ OneDriveの同期で、場所が変わっていないか

Windows 11では、デスクトップやドキュメントが、OneDriveのフォルダの中に、移っている場合があります。「前は、ここにあったのに」と感じたら、OneDriveのフォルダの中も、見てみてください。

⑤ ごみ箱と、別のアカウントを確認する

• ごみ箱:誤って削除していないか
• 別のユーザーアカウント:家族と共有のパソコンなどで、別のアカウントに保存していないか

保存せずに閉じてしまった時

Word・Excel・PowerPointには、自動回復の機能があります。

1. ソフトを、開き直す
2. 「ファイル」→「情報」を開く
3. 「ブックの管理」(Wordは「文書の管理」)→「保存されていないブックの回復」を選ぶ
4. 一覧から、探しているファイルを開く

回復できるのは、自動保存の設定が有効で、残っている場合です。見つかったら、すぐに、別名で保存してください。画面の名称は、バージョンによって異なる場合があります。

Macで探す順番

1. Spotlight(「Command+スペース」)で、言葉を入力する
2. Finderの「最近の項目」を見る
3. ダウンロード・デスクトップ・書類フォルダを確認する
4. iCloud Driveに、保存していないかを確認する

スマホで探す順番

iPhone

• 「ファイル」アプリで、検索する。「最近使った項目」も確認する
• 写真は、「写真」アプリ(アルバムの「最近削除した項目」も)
• メールの添付や、LINEで受け取ったファイルは、そのアプリの中に残っている場合がある

Android

• 「Files by Google」や、機種の「ファイル」アプリで探す
• ダウンロードしたものは、「ダウンロード」フォルダを確認する

スマホは、写真とファイルが、別の場所にあることが、混乱のもとです。「画像のはずなのに、写真アプリにない」という時は、ファイルアプリの中も、探してみてください。

クラウドに保存していた場合

Googleドライブ、OneDrive、iCloudなどに、保存したつもりのファイルが、見つからない時は、次の点を確認します。

• どのアカウントに、保存したか:複数のアカウントを使っていると、別のアカウントに入っていることがある
• 同期が、終わっているか:通信が不安定で、アップロードが、止まっていないか
• 「最近使用したアイテム」:最近触ったファイルが、一覧で出る場合がある
• ごみ箱:削除したファイルは、一定期間、残っている場合がある(期間は、サービスによって異なります)

クラウドの「同期」と「バックアップ」は、別物です。同期だと、消した操作も、反映されることがあります(3-2-1バックアップとは)。

それでも見つからない時

• メールの添付や、ダウンロード履歴から、もう一度、取得できないか(ブラウザでは、「Ctrl+J」でダウンロード履歴を開けます)
• 送った相手や、受け取った相手に、同じファイルがないかを聞く
• バックアップから、探す(外付けのSSDや、クラウドなど)

最後の手段は、バックアップです。取っていなければ、見つかりません。ふだんから、取っておく大切さを、こういう時に、感じます(パソコンのバックアップの始め方)。

二度と迷わないための、保存のコツ

私自身も、ファイル名を適当に付けて、あとで見つからなくなる、といった失敗をします。同じ資料を、複数作ってしまうことも、あります。だから、気合いではなく、仕組みで防ぐようにしています。

• 保存する時に、保存先の画面を、一度だけ見る:「どこに保存されるのか」を、意識するだけで、迷いが減ります
• フォルダ構成を、決めて、固定する:増やしすぎない
• ファイル名の先頭に、探す時の軸(日付・案件名など)を置く
• ダウンロードに、置きっぱなしにしない:週に1回、整理する
• バックアップは、2か所以上に分ける

具体的な整理の考え方は、「あとで整理しよう」が永遠に来ない理由に、まとめています。

最後に

ファイルが「消えた」ように感じても、実際は、場所が、分からなくなっているだけのことが多いです。落ち着いて、いつ・何で・どこでの3つから、順番に探してみてください。

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